Como emitir nota fiscal pessoa física: Passo a passo

Para emitir nota fiscal como pessoa física, é preciso se registrar como autônomo na prefeitura de sua cidade e obter a autorização para emitir o documento. Com o cadastro feito, é possível acessar o Emissor Nacional ou o sistema da Prefeitura (ou algum outro autorizado e homologado), preencher os dados do serviço prestado, os dados do tomador do serviço (ou seja, seu cliente) e emitir a nota fiscal.

Uma pessoa física pode emitir Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e) ou Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), dependendo do serviço prestado. A emissão deve ocorrer em sistemas autorizados e homologados pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) e varia para cada município ou estado.

De forma resumida, o passo a passo para emitir nota fiscal de pessoa física é:

1. Cadastre-se como autônomo na prefeitura da sua cidade ou na Sefaz, caso ainda não seja;
2. Solicite a autorização para emissão de Notas Fiscais;
3. Acesse o sistema emissor de Nota Fiscal autorizado e homologado;
4. Preencha os dados do tomador e do serviço ou produto;
5. Emita a Nota Fiscal.

É possível emitir nota fiscal sendo pessoa física e o processo de emissão não precisa ser complicado. Seja você um profissional autônomo, liberal ou até mesmo pessoa jurídica, a nota fiscal é essencial para a saúde contábil dos negócios. Saiba em detalhes como pessoa física pode emitir nota fiscal neste artigo!

O que é nota fiscal? 

As notas fiscais são documentos fiscais que registram uma transação financeira envolvendo a transferência monetária sobre um bem ou serviço prestado por uma empresa ou pessoa física. O documento gerado possui propriedade comprobatória mediante a lei.

Com o avanço da Reforma Tributária, entra em cena um novo padrão nacional de emissão de Nota Fiscal. Os estados e municípios continuam responsáveis pelas notas, mas todos passam a seguir o mesmo “manual”, com variações apenas entre a nota fiscal de serviços e a nota fiscal de comércio.

Pessoa física pode emitir nota fiscal com CPF?

Sim, pessoas físicas podem emitir nota fiscal por meio do CPF (geralmente a Nota Fiscal Avulsa ou via sistema nacional) para comprovar serviços prestados. No entanto, precisa ser analisado se é a opção mais vantajosa financeiramente.

Mesmo com as novas faixas de isenção de Imposto de Renda, atuar como Pessoa Física exige o recolhimento de 20% de INSS sobre o faturamento, além do ISS municipal.

Isso torna o custo muito superior ao de uma empresa. Por isso, caso a prestação de serviços seja frequente, a recomendação é a formalização como MEI ou Microempresa (CNPJ). Além da possibilidade de  pagar menos impostos (no MEI, a guia mensal é fixa e de baixo valor), isso traz segurança jurídica e profissionaliza a sua relação com os clientes.

Um outro detalhe importante é que realizar transações sem emissão de nota fiscal pode gerar riscos para ambas as partes envolvidas. Afinal, sem o documento não é possível comprovar que determinada transação se trata de uma prestação de serviço.

Além disso, uma notícia ganhou força e gerou preocupação: a necessidade de pessoas físicas emitirem nota fiscal. Basicamente, a mudança visa equiparar a arrecadação, fazendo com que pessoas físicas que exercem atividade econômica recolham os novos tributos.

Mas a Receita Federal permitiu que cada município defina os detalhes de aplicação e fiscalização, por isso consulte a Prefeitura da sua cidade para saber se você já é obrigado a ter cadastro e emitir nota.

O critério principal deixou de ser o rótulo de “autônomo”. O que manda agora é a frequência e o faturamento. Se você presta serviços de forma habitual para uma ou mais pessoas/empresas, a recomendação é formalizar-se. Você pode fazer isso via cadastro na Prefeitura ou abrir um CNPJ.

Para quem faz apenas “bicos” eventuais, o RPA (utilizado como comprovante para empresas) ou um recibo simples (recomendado para pessoas físicas) ainda podem ser utilizados.

Além disso, uma novidade importante no radar é a criação de um “identificador” para a Pessoa Física, previsto para julho de 2026. Será um número nos moldes do CNPJ, focado exclusivamente em identificar quem exerce atividade econômica frequente para fins de tributação. Não é virar empresa automaticamente, mas é um passo decisivo para a formalização da contribuição nos novos tributos.

Como emitir nota fiscal de prestação de serviços sendo pessoa física? 

Para quem atua como pessoa física e não tem CNPJ, pode emitir NFs-e no Padrão Nacional ou a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) (na Prefeitura ou Estado)para formalizar sua atividade (como a venda de um produto ou prestação de serviços).

Vale ressaltar que o procedimento varia conforme a região, pois cada município tem suas próprias regras para permitir a emissão da nota fiscal.

O processo para emitir nota fiscal como pessoa física, em termos gerais, é:

1. Realizar o registro como autônomo;
2. Preencher os dados dos clientes;
3. Preencher as informações sobre o serviço e gerar os documentos

Veja a seguir mais detalhes do processo para emitir nota fiscal como pessoa física.

1. Realizar o registro como autônomo

Para emitir notas fiscais de serviço como pessoa física, o primeiro passo é realizar o registro como autônomo na prefeitura da cidade e obter a autorização para a emissão. Este registro é exigido em cidades como Rio de Janeiro e Curitiba, por exemplo.

Em São Paulo, o processo para emitir a nota fiscal com CPF deve ocorrer após o cadastro do profissional como prestador de serviços no município (adquirindo a inscrição CCM – Cadastro de Contribuintes Moniliários), que é necessário para habilitar a emissão de uma NFS-e, ou seja: a Nota Fiscal de Serviços – eletrônica.

Ele serve para registrar o profissional no Município, o que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas. Para isso, você pode acessar o site do Portal de Atendimento da Prefeitura de São Paulo.

2. Preencher os dados dos clientes

Depois que a Prefeitura autoriza o profissional autônomo para a execução das atividades e libera a emissão das notas fiscais, chegou a hora de efetivamente preencher os dados dos seus clientes e gerar o documento.

Para isso, é necessário preencher dados do cliente, como: CPF ou CNPJ, nome do cliente ou razão social da empresa, e endereço completo. O preenchimento e emissão do documento pode ser online, no Emissor Nacional ou nos portais oficiais da prefeitura

3. Preencher as informações sobre o serviço e gerar os documentos

Algumas das informações necessárias para a emissão de nota fiscal são:

• Data; 
• Descrição do serviço prestado; 
• Valor;
• Condição de pagamento.

Neste vídeo feito pelos nossos especialistas, veja em detalhes o passo a passo completo de como emitir nota fiscal como pessoa física.

Como emitir nota fiscal de produto sendo pessoa física? 

No caso de vendas feitas diretamente ao consumidor final, geralmente no varejo ou em vendas online, a pessoa física pode emitir a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e). Essa nota substitui o antigo cupom fiscal.

É possível emitir a NFC-e por meio do sistema estadual da Sefaz. Para isso, é necessário utilizar um certificado digital e um equipamento compatível, como um sistema emissor autorizado e homologado ou o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

Quem deve emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica)?

Pessoas físicas podem emitir nota fiscal desde que estejam cadastradas e autorizadas pela Prefeitura do seu município (como ocorre em São Paulo com o CCM – Cadastro de Contribuintes Mobiliários).

No entanto, a regra sobre quem é obrigado a emitir está mudando. O governo passa a olhar com mais atenção para o impacto econômico da sua atividade. Se a atividade gera renda relevante e organizada, a chance de surgir a obrigação de emitir nota fiscal é muito maior.

Outro ponto a considerar aqui é que cada município tem autonomia para definir quanto à obrigatoriedade ou não do autônomo emitir nota fiscal. Por isso, a recomendação é checar na Prefeitura local.

De todo modo, mesmo que a legislação da sua cidade não obrigue, em muitos casos a emissão da NFS-e será exigida pelas empresas contratantes para fins de comprovação fiscal. Assim, emitir a nota traz profissionalismo, segurança para ambas as partes e evita retenções indevidas.

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O que é Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)?

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal gerado para situações pontuais e formais. Por exemplo: ao vender mercadorias de forma esporádica, é possível emitir nota fiscal por meio do CPF.

O serviço de Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) é gratuito e facultativo. Ele permite que o usuário emita a nota para fins de organização fiscal. Pode emitir a NFA-e: 

•  Quem atua como pessoa física;
• Quem atua como pessoa jurídica; 
• Quem não é contribuinte do ICMS; 
• Quem não é legalmente obrigado a emitir a Nota Fiscal eletrônica, mas opta por fazer.

Embora a Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) tenha validade fiscal como os demais tipos de nota, ela tem particularidades quanto à forma de emissão, finalidade e limitações. Ainda assim, em situações permitidas, ela é considerada um documento fiscal legítimo e comprobatório.

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica possui algumas características, como:

1. Permite que somente até 10 itens (produtos) sejam registrados, o que pode demandar que mais de uma seja gerada em compras de maior volume.
2. O CNPJ presente na Chave de Acesso da NF-e é o da Sefaz, então não será o mesmo da empresa em uma consulta via internet.
3. A numeração de uma NFA-e é sequencial e definida pela Sefaz. A numeração inicia em 1 e vai até 999.999.999, valor que é reiniciado quando atinge o limite.
4. Assim como a NF-e, a NFA-e pode ser reimpressa. 
5. Uma NFA-e pode ser impressa em papel comum A4, mas não no papel jornal.
6. Caso tenha emitido uma NFA-e com informações erradas, não é possível corrigi-la, sendo necessário a exclusão e a geração de uma nova.
7. O cancelamento de uma NFA-e pode ser feito num prazo de 24 a 168 horas, dependendo do estado.
8. Uma NFA-e pode ser consultada nos Portais Nacional e Estadual da Sefaz.
9. Não existe contingência para emitir NFA-e.
10. Assim como uma NF-e, a NFA-e também deve ser mantida por 5 anos.
11. Contribuintes obrigados ao uso (emissão) de NF-e não podem emitir uma NFA-e.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa? 

Apesar do processo mudar de estado para estado, para emitir uma Nota Fiscal Avulsa é necessário: 

1. Verificar na Sefaz ou Prefeitura o passo a passo para autorização de emissão desse documento;
2. Realizar o cadastro no site da Sefaz/Prefeitura;
3. Reunir todos os documentos necessários. Pessoas físicas podem emitir nota fiscal, com: CPF, RG e comprovante de residência. Pessoas jurídicas precisam do CNPJ, Identidade do Titular e Cadastro Fiscal;
4. Preenchimento do formulário da nota, que deve incluir informações como o produto ou serviço, os dados de quem comprou, quem vendeu, etc.

A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa eletrônica está condicionada à permissão e às regras da Sefaz ou da Prefeitura, que pode mudar de um município/estado para o outro e até mesmo contar com condições e requisitos diferentes para a emissão.

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica pode ser gerada e armazenada eletronicamente através de um arquivo XML ou ser impressa, sem que haja nenhuma diferença em sua autoridade como documento fiscal.

Vale a pena abrir um CNPJ?

Antes de decidir se vale a pena abrir um CNPJ, é preciso entender algumas características da sua rotina de trabalho. Por exemplo: o volume de produtos vendidos e/ou serviços prestados, a frequência e a necessidade de emitir notas fiscais, a possibilidade de economizar em impostos dependendo da sua área de atuação, entre outros.

Se você vende produtos e/ou presta serviços com muita frequência, abrir um CNPJ pode ser mais vantajoso do que atuar como pessoa física. Ao abrir uma empresa, é possível continuar emitindo notas fiscais, porém, contando com as diversas vantagens da formalização em pessoa jurídica.

As principais vantagens de formalizar a sua atividade e atuar como pessoa jurídica (PJ) são:

• Facilidade no recolhimento de impostos, especialmente no caso do Microempreendedor Individual (MEI);
• Possibilidade de redução de impostos;
• Acesso benefícios empresariais, como empréstimos com condições especiais e pacotes de serviços bancários diferenciados;
• Mais credibilidade com os clientes e fornecedores;
• Possibilidade de contratar funcionários;
• Maior competitividade na sua área de atuação.

Para diversos profissionais informais, a regularização costuma acontecer por meio do MEI, o Microempreendedor Individual.

Essa formalização proporciona uma possibilidade de redução de impostos, uma vez que o MEI é um modelo empresarial simplificado. Ou seja: a forma de recolhimento de impostos do MEI é menos burocrática e mais prática em relação a outros tipos de empresa. 

Isso porque o MEI tem a possibilidade da isenção do Imposto de Renda, além da isenção de pagamento de impostos como: 

• PIS: Programa de Integração Social; 
• COFINS: Contribuição para Financiamento da Seguridade Social; 
• CSLL: Contribuição Social sobre Lucro Líquido.

Saiba mais no artigo “MEI: O que é, como funciona, como ser e quanto custa”.

Outra grande vantagem é o acesso a crédito e recursos bancários voltados para pessoas jurídicas. Esses recursos bancários incluem contas bancárias com benefícios específicos para lidar com fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, possíveis descontos e vantagens na compra de produtos, etc.

Além disso, abrir um CNPJ dá ainda mais credibilidade para o prestador de serviços em relação aos clientes e fornecedores. Inclusive, há fornecedores que também oferecem benefícios para clientes que possuem CNPJ, especialmente na compra de materiais de trabalho ou reposição de estoque.

Vale lembrar que existem diferenças entre o profissional PJ, o profissional autônomo e o profissional liberal. Cada modalidade possui as suas vantagens, devendo prevalecer aquele que atende melhor o momento do profissional.

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Se você está na dúvida entre abrir CNPJ ou atuar de forma autônoma, entender sobre carnê-leão pode ser importante. Saiba mais.

Como emitir Nota Fiscal como pessoa física? Recapitulando! 

Muitas informações? Vamos resumir os pontos principais sobre como emitir Nota Fiscal como pessoa física:

• É possível emitir nota fiscal como pessoa física? Sim, é possível emitir nota fiscal com CPF por meio da Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e) ou Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e). A emissão é feita acessando o Emissor Nacional ou o sistema da Prefeitura.
• Como emitir nota fiscal sendo pessoa física? O primeiro passo é se registrar como autônomo na prefeitura da sua cidade e solicitar a autorização para a emissão. Com a autorização, acesse o sistema emissor autorizado (como o Emissor Nacional ou o portal da prefeitura), preencha os dados do cliente e as informações do serviço/produto e emita a nota fiscal. O procedimento exato varia conforme a região.
• Vale a pena formalizar como Pessoa Jurídica? Sim, se a prestação de serviços for frequente. Atuar como PF é financeiramente desvantajoso, exigindo o recolhimento de 20% de INSS sobre o faturamento, além do ISS municipal. A formalização via CNPJ (MEI ou Microempresa) é recomendada devido à possibilidade de pagar menos impostos, maior credibilidade e acesso a benefícios empresariais.
• O que é nota fiscal? É o documento fiscal usado para registrar e comprovar a venda de um produto ou a prestação de um serviço para uma pessoa física ou jurídica.
• O que é Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?: É um documento fiscal gerado para situações pontuais e formais, como a venda esporádica de mercadorias. É um serviço gratuito e facultativo, disponível para PF ou PJ que não é legalmente obrigado a emitir NF-e.
• Como emitir uma NFA-e?: É preciso verificar na Sefaz ou Prefeitura da sua região o passo a passo para a autorização de emissão. Depois, é necessário se cadastrar, reunir documentos (CPF, RG e comprovante de residência para PF) e preencher o formulário da nota com as informações da transação e do cliente.