Com a Reforma Tributária, entra em cena um novo padrão nacional de emissão de Nota Fiscal. A nova regra é nacional vale para todas as empresas, independentemente do estado ou município.

De acordo com a Lei Complementar nº 214/2025, a partir de janeiro de 2026 a utilização desse modelo nacional será obrigatória para os municípios.

Hoje, cada estado e prefeitura têm suas próprias regras e modelos de nota, o que dificulta a integração de dados e torna as obrigações fiscais mais complexas para as empresas, além de gerar custos para as que atuam em diferentes cidades. 

Os estados e municípios continuam responsáveis pelas notas, mas todos passam a seguir o mesmo “manual”, com variações apenas entre a nota fiscal de serviços e a nota fiscal de comércio.  

Nesse contexto, os municípios podem emitir a NFS-e de padrão nacional de duas maneiras: utilizando um sistema próprio, compartilhando as informações com o repositório nacional, onde serão centralizadas as movimentações e documentos do contribuinte, ou aderir ao emissor nacional disponibilizado pela Receita.

Já os estados vão continuar com seus próprios sistemas (como já é hoje para NF-e e NFC-e), mas deverão obrigatoriamente seguir o layout nacional padronizado.

Ou seja, não haverá um sistema centralizado único, mas sim um padrão único que todos deverão seguir.

O resultado esperado é um processo mais previsível para quem emite e mais transparente para quem confere. Para o consumidor, nada muda no essencial: a nota fiscal continua sendo o comprovante de compra. Para as empresas, apesar dos desafios atrelados a preenchimento de novos campos e ajuste de sistemas, a tendência é ter menos formulários distintos, menos retrabalho e um fluxo de emissão mais uniforme.

Quer saber tudo o que muda com a Reforma Tributária? Leia este conteúdo: “Reforma Tributária: o que muda para empresas?”

O que muda na nota fiscal com a Reforma Tributária?

A nova nota fiscal vai passar a ter um layout padronizado em todo território nacional a partir de 01/2026. Esse processo abrange os modelos de NF-e, NFC-e e NFS-e, impactando diretamente comércio, serviços e indústria.

Isso significa que cada documento eletrônico terá um modelo único nacional, um padrão único para NF-e, outro para NFC-e e outro para NFS-e.

Além disso, a nova nota fiscal terá campos para os novos impostos: Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).

O ponto aqui é que as empresas vão precisar detalhar os impostos de cada produto e serviço, acompanhados dos códigos fiscais pré-determinados e que identificam a operação.

Assim, é necessário demonstrar as atividades, alíquotas e possíveis reduções de alíquotas, regimes específicos e destaque dos impostos. Essas identificações vão acontecer da mesma forma que hoje, mas com novos códigos fiscais trazidos pela Reforma Tributária para atender ao padrão nacional, como a CClass Trib que é novidade, o CST, que já é utilizado atualmente, mas está sendo ajustado para o novo modelo e a NBS, que também já existe mas passa a ser obrigatória apenas em 2027.

Quando a nova nota fiscal começa a valer?

A nova Nota Fiscal de Serviço Eletrônica será obrigatória a partir de janeiro de 2026. E a atualização com os novos campos para NF-e e NFC-e também.

Por enquanto, só algumas empresas estão testando o novo modelo. A expectativa é que a partir de outubro de 2025, mais empresas tenham acesso ao novo modelo, de forma opcional, antes de ser obrigatório em janeiro de 2026.

O preenchimento dos novos campos é opcional neste período de teste, mas é recomendado começar a se adaptar.

Quem vai ser impactado?

Todas as empresas vão sentir algum impacto, porque será preciso se adaptar à nova forma de emitir notas fiscais. Mas calma: para quem está no Simples Nacional, nada muda na prática dos impostos. Você não vai precisar destacar IBS e CBS na nota, o que facilita bastante o dia a dia e mantém o processo igual ao que já está acostumado.

Mas, atenção: vai precisar estar apto a preencher os novos códigos fiscais que identificam a sua atividade e a operação que está realizando, como comprovação para não precisar destacar o imposto.

Já as empresas do Lucro Presumido e Lucro Real terão que incluir esses novos campos na nota fiscal. A boa notícia é que não haverá recolhimento desses tributos nesse momento, desde que a nota seja emitida corretamente e dentro do prazo. Ou seja, trata-se mais de uma questão de adaptação e de explicar aos clientes o que significam essas novidades.

A Receita já adiantou que esse será um processo com atualizações periódicas. Por isso, acompanhar as mudanças — ou contar com um parceiro que faça esse acompanhamento para você — vai ser essencial para não perder o ritmo. 

Exemplos práticos

Se você presta serviços, para emitir uma nota, antes você entrava no portal da prefeitura da sua cidade e preenchia os campos e códigos que a prefeitura determinava.

Agora, ainda que você entre no portal da prefeitura, você vai emitir a NFS-e com informações de códigos e campos que serão usados e identificados por todas as outras prefeituras.

Em alguns casos, você pode não perceber mudança nenhuma durante o processo de emissão, mas a prefeitura estará parametrizada para traduzir suas informações e enviá-las ao repositório nacional.

E quando você for analisar a nota emitida, vai perceber a existência dos novos campos.

Agora, se a prefeitura da sua cidade aderir ao Emissor Nacional, aí o processo todo pode ser bem diferente do que você está acostumado. Nesse caso, vale contar com o suporte da sua contabilidade para tirar dúvidas.

Agora, para as empresas de comércio, os modelos já são padronizados em todo o Brasil, então, embora cada estado tenha suas próprias exigências fiscais, o que vai mudar é apenas a entrada dos novos campos, que já comentei aqui.

Como participar do teste piloto da nota fiscal da Reforma Tributária?

A participação é exclusiva para empresas convidadas pela Receita Federal, por meio de um convite formal enviado para a Caixa Postal no e-CAC. 

De acordo com a Receita Federal, esta seleção é feita com base em um ou mais dos seguintes critérios:

• Relacionamento prévio com a RFB: Empresas que já possuem um Termo de Cooperação formalizado, seja por participação no Programa Brasileiro de Conformidade Cooperativa Fiscal (CONFIA) ou em processos de homologação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
• Indicação de entidades de TI: Empresas recomendadas por entidades representativas do setor de tecnologia da informação (fornecedoras de software).
• Indicação de entidades setoriais: Empresas indicadas por entidades que representam segmentos econômicos ou portes empresariais, como confederações, associações setoriais e conselhos profissionais.
• Critério do Comitê Gestor do IBS: Empresas selecionadas pelo Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), com o objetivo de facilitar a futura integração dos sistemas da CBS e do IBS.

Como funciona a participação?

Para as empresas convidadas, é necessário conceder uma Procuração Digital no e-CAC para as pessoas que participarão do processo e não têm poderes legais de representação da empresa. Ao marcar a opção “Piloto do CBS na Reforma Tributária sobre Consumo”, essas pessoas terão acesso ao ambiente de testes (Produção Restrita).

Como se adaptar às mudanças da Reforma Tributária?

A Reforma Tributária traz mudanças que podem representar uma oportunidade de crescimento para as empresas que se adaptarem com agilidade. Por isso, é essencial acompanhar as atualizações mais recentes e tomar medidas estratégicas, como:

• Estabeleça um cronograma de ações até a completa implementação da Reforma Tributária a fim de minimizar as mudanças;
• Se atente aos prazos para evitar impactos financeiros negativos, como multa ou perda de oportunidade de negócios;
• Atualize sistemas de gestão contábil e financeira;
• Atualize seu emissor de nota fiscal, pois os códigos e configurações para emissão das notas podem mudar a qualquer momento, principalmente nesses primeiros anos de transição da reforma e estar sempre atualizado evitará transtornos operacionais e com seu cliente;
• Escolha bem seus parceiros, sejam eles fornecedores, funcionários, sistemas e contadores, pois eles te irão te acompanhar nesta jornada e vão facilitar o dia a dia. 

Conheça a Contabilizei

A Contabilizei está preparada para adaptar a sua empresa para as mudanças da Reforma Tributária, seja para quem já possui uma empresa aberta e deseja ter o maior escritório de contabilidade do Brasil responsável pela gestão do CNPJ, como também quem ainda vai abrir uma empresa e já quer iniciar adaptado às mudanças da Reforma Tributária. 

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