Entenda o que é RAIS, a Relação Anual de Informações Sociais

RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais, uma forma encontrada pelo governo de coletar dados trabalhistas e identificar a situação do mercado de trabalho brasileiro. A RAIS tinha como objetivo ajudar na tomada de decisões por meio de informações como número de demissões, funções criadas, quantidade de empregos formais, entre outros.

Importante: a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) foi substituída pelo e-Social e deixou de ser exigida para a maioria das empresas a partir do ano-base 2019/2020 e progressivamente até 2023.

Entenda mais sobre esta declaração, como ela era utilizada e a substituição pelo e-Social.

O que é RAIS e para que serve?

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) era a forma de coleta de dados trabalhistas criada pelo governo em 1975 e instituída pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975. 

O documento visava o levantamento de dados estatísticos sobre as atividades trabalhistas, a fim de verificar questões como quantidade de empregos formais, número de demissões, novas funções criadas, que setor realizou mais contratações etc.

Divididas por municípios, faixa etária, grau de instrução, classe econômica, ocupação, rendimento médio e tempo de serviço, com essas informações o governo conseguia:

• Organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais);
• Realizar um controle efetivo da nacionalização do trabalho, dos benefícios previdenciários e dos registros de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
• Analisar valores pagos para Seguro Desemprego;
• Calcular valores a serem pagos de PIS (Programa de Integração Social) e PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

Além disso, esses dados ajudaram na criação de medidas que impulsionaram o mercado de trabalho brasileiro de maneira geral.

Quem está obrigado a entregar a RAIS?

Até o início do eSocial, a RAIS era cumprida anualmente por meio do programa GDRAIS, onde era transmitida pelo portal da RAIS. 

A partir de 2024, o eSocial passou a substituir as obrigações de prestar informações à RAIS. Em vez de usar o portal da RAIS, as informações que todas as empresas precisam prestar mensalmente ao eSocial servirão para alimentar os bancos de dados.

Contudo, os empregadores devem ficar atentos aos prazos do eSocial, uma vez que deixar de prestar as informações necessárias à RAIS continua sendo considerado infração à legislação.

O que é e-Social?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é o sistema do governo que centraliza a entrega de 15 obrigações acessórias das empresas em uma única plataforma.

Antes de sua implantação, o empregador precisava enviar os mesmos dados para diversos órgãos (Caixa Econômica, Receita Federal, Previdência, etc) por meio de canais distintos. Agora, tudo é feito em um ambiente unificado, incluindo o envio de folhas de pagamento, recolhimento de tributos, informações de FGTS e gestão de vínculos empregatícios.

O sistema traz três grandes benefícios: 

• Racionaliza o cumprimento das obrigações (reduzindo burocracia);
• Elimina redundâncias nas informações prestadas; 
• Aumenta a qualidade da fiscalização sobre os direitos trabalhistas e previdenciários.

Saiba mais neste artigo: “eSocial: o que é, vantagens, quando usar e outras informações”.

O que é RAIS negativa?

A RAIS negativa também é enviada automaticamente conforme as informações do eSocial.

Mas, se você não entregou alguma RAIS dos anos anteriores, pode acontecer de precisar entregar pelo portal da RAIS.

Se uma empresa estiver ativa e não tiver funcionários no ano-base das informações, deve-se emitir a RAIS Negativa, documento no qual são fornecidos somente os dados cadastrais da organização.

A única categoria que está isenta da obrigatoriedade da RAIS Negativa, caso não tenha empregos, é o MEI. Para as demais, a exigência da emissão e entrega do documento se mantém.

Como é feito o envio da RAIS?

Todos os grupos enviam a RAIS pelo eSocial, esse envio é feito automáticamente pelo sistema. Essa migração foi feita gradativamente conforme o cronograma abaixo:

Ressalta-se que o portal da RAIS, ainda disponibiliza o programa GDRAIS, para declarações referentes aos anos bases de 1976 – 2022. 

• GRUPO 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões; 
• GRUPO 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional; 
• GRUPO 3.1 Pessoas Jurídicas – empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos; 
• GRUPO 3.2 – Empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF; 
• GRUPO 4 – órgãos públicos e organizações internacionais: 

Quais informações devem constar na relação?

Com o envio dos dados pelo eSocial, o Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho coleta as seguintes informações na RAIS:

• Data de admissão: dados do trabalhador, como data de nascimento e CPF;
• Data e motivo da rescisão de contrato;
• Valores referentes a verbas rescisórias;
• Valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com discriminação de cada um deles.

Qual o prazo de envio e consequências do não cumprimento?

Se você deixou de entregar alguma RAIS dos anos anteriores, provavelmente terá multa por entrega em atraso. Embora o eSocial não tenha instituído nenhuma multa nova, as antigas, já previstas em lei, permanecem em vigor. Além disso, mesmo com a mudança de 2024, ainda assim é importante checar as entregas nos últimos anos.

Dessa forma, a empresa que não entregou a RAIS está sujeita a multa com valores a partir de R$425,64, acrescidos de R$106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega. 

Somado a isso, lavrado o Auto de Infração, ainda podem incidir acréscimo dos seguintes percentuais, a critério da autoridade julgadora do caso:

• De 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 empregados;
• De 5% a 8,0%: para empresas com 26 a 50 empregados;
• De 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 empregados;
• De 13% a 16,0%: para empresas com 101 a 500 empregados;
• De 17% a 20,0%: para empresas com mais de 500 empregados.

Já a omissão de informações ou declarações erradas ou falsas, incidem multa a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta/inexatamente, de acordo com o previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990.