DIRF 2026: O que é e para que serve? Tudo o que você precisa saber sobre essa declaração

Desde 2025, você não precisa mais baixar a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), pois ela foi substituída pelo eSocial e EFD-Reinf. Isso significa que em 2026 não haverá DIRF (ano-calendário 2025) e nem nos anos seguintes. 

A Receita Federal migrou a captação dessas informações para um modelo baseado em dois pilares: eSocial e EFD-Rein, com entregas mensais, mais controle e menos duplicidade.

Até 2025, a DIRF era um documento de envio anual e obrigatório a todas as pessoas físicas e jurídicas que realizaram pagamentos com retenção na fonte de Imposto de renda, Contribuição Social, PIS e COFINS, e também para aqueles que efetuaram pagamentos a pessoa física ou jurídica residente no exterior.

Via de regra, os contribuintes obrigados à entrega tinham até o último dia de fevereiro para entregar a DIRF à Receita Federal, e o não cumprimento ou o preenchimento incorreto poderia acarretar multas. 

Para saber tudo sobre o assunto, basta continuar a leitura deste artigo.

O que é DIRF e para que serve?

A DIRF era a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Emitida pela fonte pagadora, que podia ser tanto pessoa física quanto empresa, o objetivo da DIRF era informar à Receita Federal os valores de Imposto de Renda e outras contribuições que foram retidos com pagamentos a terceiros, a fim de evitar sonegação fiscal.

A DIRF informava quanto a fonte recolheu de IR (Imposto de Renda) sobre o pagamento de cada um de seus colaboradores e outros contratados, inclusive empresas, durante o ano-calendário anterior à emissão.

Vale lembrar que a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) foi substituída pelo eSocial e EFD-Reinf a partir de 1º de janeiro de 2025 para unificar obrigações, eliminar a redundância de dados e modernizar a fiscalização, tornando o envio mensal em vez de anual. 

A última DIRF (ano-calendário 2024) foi entregue em fevereiro de 2025. Para 2026, não haverá essa declaração. 

O que é o E-Social?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é o sistema do governo que centraliza a entrega de 15 obrigações acessórias das empresas em uma única plataforma.

Antes de sua implantação, o empregador precisava enviar os mesmos dados para diversos órgãos (Caixa Econômica, Receita Federal, Previdência, etc) por meio de canais distintos. Agora, tudo é feito em um ambiente unificado, incluindo o envio de folhas de pagamento, recolhimento de tributos, informações de FGTS e gestão de vínculos empregatícios.

O sistema traz três grandes benefícios: 

• Racionaliza o cumprimento das obrigações (reduzindo burocracia);
• Elimina redundâncias nas informações prestadas; 
• Aumenta a qualidade da fiscalização sobre os direitos trabalhistas e previdenciários.

Quem está obrigado a entregar a Dirf?

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) foi extinta para fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025. Na prática, isso significa que não haverá entrega da DIRF em 2026 (que declararia dados de 2025), sendo substituída pelo eSocial e pela EFD-Reinf.

Eram obrigados a entregar a DIRF todos aqueles que durante o ano-calendário (mesmo que em apenas um único mês do ano) tinham pago ou creditado rendimentos com retenção do imposto de renda (IR) ou contribuições sociais (PIS, COFINS e CSLL),  segundo a Instrução Normativa RFB 1990/2020.

Essa exigência abrangia uma ampla variedade de contribuintes, incluindo empresas privadas sediadas no Brasil, órgãos públicos, organizações individuais e até condomínios edilícios. 

Além disso, a regra alcançava situações específicas onde a declaração era obrigatória mesmo sem a retenção do imposto, como no caso de candidatos a cargos eletivos, organizações de desportos olímpicos e quem realizasse remessas de valores a pessoas físicas ou jurídicas no exterior.

Vale lembrar que as empresas do Simples Nacional também não estavam isentas dessa responsabilidade. Dada a complexidade e os variados cenários de obrigatoriedade, a orientação de um contador era indispensável para garantir que a empresa estivesse em conformidade com as regras vigentes à época.

Quando e como emitir a Dirf?

Todos os anos, o prazo de envio da DIRF à Receita Federal era até o dia 28 de fevereiro, às 23h59min59s, por meio do Programa Gerador de Declarações.

Após baixá-lo, era preciso preencher a Dirf com os dados solicitados, ou importar as informações do sistema de gestão contábil que você utiliza.

Se você deixou de entregar a DIRF nos anos em que ela era obrigatória ou perdeu o prazo, estará sujeito à Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED).

O valor da multa é de 2% ao mês-calendário sobre o total de tributos informados, limitada a 20%. No entanto, existem valores mínimos caso esse cálculo resulte em um valor baixo: 

• Mínimo de R$200,00: para Pessoas Físicas, inativas e empresas do Simples Nacional;
• Mínimo de R$500,00: para as demais empresas (Lucro Presumido e Real).

Além disso, é possível reduzir a multa. Se você entregar a declaração atrasada espontaneamente (ou seja, antes de receber uma intimação da Receita Federal), a multa tem uma redução de 50%. Caso entregue após ser intimado, mas dentro do prazo legal, a redução é de 25%.

Aqui, vale lembrar também que as obrigações das empresas não cessam ao envio da declaração. É preciso disponibilizar aos funcionários o Informe de Rendimentos, para preenchimento do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF). 

O que acontece após a emissão e envio da Dirf?

O objetivo dessa declaração era evitar a sonegação de impostos, tanto por parte de pessoas físicas quanto de jurídicas. Assim, essa declaração era utilizada para que o governo fiscalizasse se as empresas estavam cumprindo corretamente as regras de recolhimento do IR.

O empreendedor deve fornecer aos seus funcionários todos os documentos que comprovem as deduções e retenções do Imposto de Renda e a natureza e a quantia recebida

Além disso, também é necessário informar aos colaboradores os valores referentes à previdência complementar e seguro de vida que tenham sido pagos no ano anterior.

Todas estas informações devem estar de acordo com o que foi declarado na Dirf, especialmente porque os dados serão cruzados com as declarações de pessoa física e qualquer diferença será apontada pelo fisco e precisará de esclarecimentos e retificações.

Caso seja constatada alguma inconsistência, a Receita Federal verificará mais profundamente as informações, a fim de apurar se o erro é da fonte pagadora ou do empregado. 

Identificada a falha, o responsável cai na chamada “malha fina” e será necessário realizar os ajustes ou até pode sofrer penalidades (pagamento de multas) de acordo com a cada caso.

Como fazer download da DIRF?

Para fazer o download da DIRF e entregar alguma declaração dos anos anteriores à 2025, é necessário:

1. Fazer o download do Programa Gerador da Declaração (PGD) DIRF;
2. Executar o arquivo e escolher onde o software será instalado;
3. Avançar as telas até que o processo de instalação do programa inicie;
4. Clicar em “Concluir” quando tudo terminar.

Vale lembrar: as declarações feitas a partir do ano de 2025 serão entregues por meio do eSocial e do EFD-Reinf.

Para ver em detalhes como fazer download da DIRF, acesse este artigo: “Download DIRF: passo a passo completo”.

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